פגישות הן חלק בלתי נפרד מתהליכי העבודה. הן יכולות להיות דרך מצוינת לחלוק מידע, לקדם שיתוף פעולה ולקבל החלטות. עם זאת פגישות שאינן מנוהלות נכון, עלולות לבזבז את זמנם של המשתתפים ולהפוך לעול שאינו מקדם את ביצוע המשימות.
קבלו מספר טיפים שתוכלו להשתמש בהם כדי להפוך את הפגישות שלכם לפרודוקטיביות, אפקטיביות ומהנות!
טיפ #1 התחילו בהתארגנות
אל תזמינו חדר ישיבות לפני שאתם יודעים בדיוק:
- למה (מטרה/יעדים/סדר יום)
- מי (משתתפים)
- מה (נושא הדיון)
- מתי (תאריך ושעה)
- איפה (מקום המפגש)
טיפ #2 הזמינו את האנשים הנכונים
חשוב לבחור את המשתתפים המתאימים למטרת הפגישה. ולא רק את "חברי המפלגה החברתית". כדי לוודא אם האדם שאתם מזמינים יתרום לפגישה שאלו את עצמכם את השאלות הבאות:
- האם על האדם הזה לקבל החלטות הקשורות לנושא הפגישה?
- האם האדם הזה יהיה אחראי ליישום ההחלטות שהתקבלו בפגישה?
- האם האדם הזה יכול לספק מידע רלוונטי?
- האם האדם הזה יכול לתרום רעיונות חדשים?
אם התשובה לאחת השאלות האלו היא כן, על האדם הזה להשתתף בפגישה.
טיפ #3 הכמות הנכונה
כדי לנהל דיון יעיל, שמרו על תוכן רלוונטי ובכמות הנכונה. אל תעמיסו תוכן בפגישה שלכם.
דוגמאות לתוכן מיותר שיכול לפגוע ביעילות הפגישה:
- דיבורים על נושאים אישיים או צדדיים.
- דיבורים על נושאים שלא קשורים לנושאים שעל סדר היום.
- התמקדות בפרטים קטנים מדי או רחבים מדי.
- התמקדות בנושאים שכבר הוסדרו או שהם מעבר לשליטת המשתתפים.
טיפ #4 מה ומתי
כשהאג'נדה גלויה לכולם – קל יותר להיצמד לסדר העדיפויות, ללוח הזמנים ולתוכן הרלוונטי. הגדירו את מטרות הפגישה ואת סדר היום מראש והעבירו אותו למשתתפים לפני הפגישה.
טיפ #5 לדבוק בכללים
כדי להבטיח את יעילות הפגישה, חשוב לדבוק בכללים מסוימים.
כלל חשוב הוא להגביל את אמצעי הטכנולוגיה במהלך הפגישה. טלפונים ניידים יכולים להסיח את הדעת ולפגוע ביעילות המשתתפים.
בקשו מהמשתתפים להעביר את הטלפונים הניידים שלהם למצב טיסה לפני הפגישה.
כלל נוסף שיכול לשפר את היעילות הוא מינוי "שומר זמנים", שתפקידו לעקוב אחרי לוח הזמנים וליידע את השאר כמה זמן נשאר לכל נושא.
טיפ #6 הפכו את התוכן לגלוי
ציור התוכן והמידע מול המשתתפים בפגישה יבטיח מיקוד רב יותר. כולם במסלול, עוקבים, הכול שקוף. את הציור אפשר גם לצלם, להדפיס ולשלוח למשתתפים בסיום הפגישה.
תוכלו לצייר גרפים, תרשימים, אייקונים וחיצים, כדי להציג נתונים, לדון באסטרטגיות ולהציג אתגרים. השימוש בתיעוד ויזואלי עוזר לשמור על כולם קשובים ומעורבים במספר דרכים:
- כשהמידע מונגש ויזואלית, ניתן להבין אותו בקלות רבה יותר.
- תיעוד ויזואלי עוזר לאנשים לזכור את הדיון. מחקרים מראים שמידע ויזואלי נטמע בזיכרון טוב יותר מאשר מידע מילולי.
- תיעוד ויזואלי עוזר להמחיש הקשרים בין סוגים שונים של מידע.
טיפ #7 פוקוס
הנגשת המידע בדרך ויזואלית, מול כולם, מקלה על שמירת סדר היום ותורמת למיקוד במטרות העיקריות של הפגישה.
מיקוד בנושא הדיון חיוני ליעילות הפגישה, ומאפשר לכולם להיות מרוכזים ומעורבים.
טיפ #8 התחלה וסיום של הפגישה בזמן
כאשר אתם מזמינים משתתפים לפגישה, אתם מבקשים מהם להקדיש לכם את זמנם. חשוב לכבד את הזמן הזה.
אמנם שיחת חולין יכולה לתרום להעמקת ההיכרות בין המשתתפים אך ניתן לשמור אותה להפסקת הקפה.
שיחת חולין ממושכת גוזלת זמן יקר, מסיחה את הדעת ופוגעת ביעילות הפגישה. אם מישהו מתחיל שיחת חולין, אל תתביישו להזכיר לו שהפגישה עדיין בעיצומה.
אל תתנו לכל הקבוצה לסבול בשל איחור של אחד המשתתפים.
נסו להתחיל את הדיון בנושאים שאינם נוגעים לו ישירות.
במקרה של איחור, ניתן יהיה להיעזר בסיכום הוויזואלי כדי לאפשר למאחר להבין על מה דובר עד כה ולהשתלב בדיון.
טיפ #9 סכמו את הפגישה
חשוב להקציב זמן לסיכום הפגישה – מי האחראי על המשימה, על הביצוע וצפי תאריך ביצוע וסיום.
תיעוד ויזואלי של הפגישה יאפשר להבחין במטרות, ביעדים ובשלבי הביצוע, להצביע על התוצאת הרצויות ולסכם את הפגישה ביעילות.
טיפ #10 בדקו התקדמות
כשמדובר בפרויקטים מתמשכים – בדקו את ההתקדמות וסקרו את ההערות מהפגישות האחרונות.
אין צורך לבזבז את הזמן בהקדמה ארוכה או סיכום הפגישה האחרונה – על ידי סקירה של תיעוד הויזואלי והערות מהפגישות האחרונות, תוכלו להתחיל את הפגישה עם ידע מלא על ההתקדמות שהושגה.
זה יעזור לכם להימנע מהקדמה ארוכה או סיכום הפגישה האחרונה, ויאפשר לכם להתמקד בנושאים החשובים ביותר לדיון, כשהכל ברור וזכיר.
רוצים לנהל פגישת עבודה אפקטיבית?
מזמינה אתכם להוריד קובץ – תבנית לתיעוד וסיכום ויזואלי של פגישה פרודוקטיבית.
הקובץ מיועד להדפסה וכולל דף אחד בלבד בגודל A4
שיאפשר לך לסכם את תוכן הפגישה
כולל מטרות ויעדים, סדרי עדיפויות, שלבי הביצוע והגדרת תוצאות רצויות.
